GESTIONE EFFICACE DELLE
COMUNICAZIONI
Quante volte capita di non sapere come sono state gestite alcune comunicazioni? Avranno
risposto al cliente? E il cliente ci avrà mandato quanto richiesto?
Il metodo tradizionale sarebbe cercare chi potrebbe saperlo, chiamarlo o scrivergli su
WhatsApp. E se non fosse subito reperibile? Insomma, una bella perdita di tempo ed energia, ogni giorno! Utilizzando Tweppy al posto del client di posta, questo non sarà più necessario. Naturalmente, anche da Smartphone e Tablet
SEMPRE CHIARO
CHI-FA-COSA
Utilizzato al posto del client di posta elettronica per la lettura e l’invio delle email, Tweppy mette a disposizione informazioni altrimenti non disponibili con nessun altro sistema.
Chi ha letto e/o risposto all'email
Tweppy permette di avere immediatamente l'evidenza di quali collaboratori hanno letto l'email (ed a che data/ora), di chi l'ha presa in carico o di chi ha già dato risposta. In questo ultimo caso, potrai avere accesso anche alla risposta data, basta un click.
Collaborazione direttamente sull'email
Per condividere ad un collaboratore o ad un Team una mail basta un click! Dimentica gli inoltri e le mail in CC!
Mantenere ordine e tracciabilità è fondamentale per la crescita. Tweppy mette a disposizione una Chat Contestuale per ogni email in modo da poter scambiare commenti e/o documenti in modo semplice, veloce e soprattutto non dispersivo. Inoltre grazie alla possibilità di creare gruppi all’interno di ogni chat, si può decidere chi potrà vedere queste discussioni (per motivi di riservatezza del dato scambiato).
Per definire chi-fa-cosa, basta un click
Per assegnare (manualmente o automaticamente) una o più cose da fare a uno o più collaboratori basta un click!
Inoltre Tweppy mette in evidenza tutte le attività assegnate e con quale scadenza, evidenziando quelle in corso e quelle già completate.
BEST PRACTICE
Alla ricezione di un ordine da parte del cliente, oltre alla condivisione con le figure interessate, è possibile assegnare (manualmente o automaticamente) tutte le attività necessarie per la sua gestione, con l'evidenza di quali attività sono state fatte e di quali sono ancora da fare, con la relativa data di programmazione prevista.
ORGANIZZAZIONE IMMEDIATA
DELLE INFORMAZIONI
Ore ed ore passate alla ricerca di un dato, di una mail o attendere la risposta di un collega…
Gestisci le email in modo da tracciare tutte le informazioni, semplifica la condivisione, il
commento e lo scambio di documenti. Potrai così avere immediato ordine e risparmiare
moltissimo tempo da poter dedicare allo sviluppo della tua Organizzazione.
Ogni email al suo posto
Organizza automaticamente ogni email ricevuta o inviata dall'intera, gestendo contatti, processi e decisioni prese.
Traccerai ogni altra informazione
Tweppy porterà l'intera organizzazione a tracciare, in tempo reale, ogni informazione significativa evitando così continui confronti ed interruzioni stressanti e negative per la produttività.
Organizza cliente per cliente i diversi processi, rendendo subito chiari e disponibili tutte le mail scambiate, le decisioni, gli appuntamenti e tutti i vari documenti generati.
Condividi tutto con 1 click
Con un click puoi condividere con il Team un’intera pratica in modo semplice, senza dover mandare tutte le email che la riguardano. Evita confusione e sovra-informazione in favore di ordine e chiarezza.
CLASSIFICA E PROFILA
LE COMUNICAZIONI IMPORTANTI
Ogni informazione e comunicazione può essere classificata e profilata per avviare un processo, facilitando così la raccolta e la condivisione delle informazioni.
Indica cos'è
Tweppy permette di classificare il contenuto delle email ricevute o inviate in funzione di cosa rappresentano all'interno dei relativi processi. In base alla tipologia assegnate, è possibile stabilire quali altri informazioni sono richieste (campi di profilazione di tipo numero, valuta, data, menu a tendina, testo ecc..) e quali attività devono essere automaticamente generate dal sistema. Ciò consente di:
- guidare ogni collaboratore nella raccolta di informazioni necessarie per facilitare chi si trova a valle nel processo
- facilitarne la ricerca all'interno del processo
- definire automaticamente chi deve fare cosa
- personalizzare il servizio in base agli effettivi processi del cliente
Esempio:
Di fronte ad una richiesta di supporto da parte di un cliente, la profilazione supporta l'operatore nel raccogliere informazioni secondo uno specifico protocollo (livello di urgenza, se in garanzia o meno, tempo impiegato, ecc.. ). In funzione dei campi caricati o della tipologia assegnata, Tweppy genera specifici incarichi ad uno o più collaboratori con indicato cosa è necessario fare e con quale priorità.
Descrivine il contenuto
All'interno di uno scambio di comunicazioni con l'esterno, l'oggetto perde spesso di significato in quanto contiene "re:re:re:oggetto", rendendo anche complessa la ricerca e/o l'identificazione all'interno di una lista.
Con Tweppy, puoi assegnare una DESCRIZIONE all'email (senza che questa sostituisca l'oggetto) facilitandone cosi l'identificazione e le successive ricerche.
Un piccolo gesto come l'aggiunta di una descrizione richiede pochi secondi, ma permette di risparmiare importanti quantità di tempo ogni qual volta un collaboratore si troverà a dover ricercare quel contenuto.
Rinomina gli allegati
Quante volte il nome di un allegato presente in una email è stato attribuito impropriamente (as esempio da uno scanner o il nome di una foto) e la sua identificazione richiede ogni volta un sacco di tempo? Tweppy permette di rinominare l'allegato presente in una email senza perdere il suo nome originale, facilitando cosi la ricerca di ogni collaboratore che si troverà ad interagire con quel contenuto.
RENDI EFFICIENTE
L’INTERAZIONE CON IL CLIENTE
Metti la tua organizzazione nelle condizioni di interagire nel modo più opportuno con tutti gli interlocutori esterni. Grazie al nostro Metodo di lavoro e alle funzionalità presenti nel nostro Strumento, potrai instaurare con il cliente un rapporto win-win in termini di produttività, efficienza e servizio percepito.
Il cliente, ha visto l'allegato?
Una funzionalità strategica e particolarmente apprezzata di Tweppy è il tracking, ovvero l'evidenza che un'email inviata ad un destinatario esterno:
- è stata aperta e quando (diversa dalla conferma di lettura)
- se e quando un determinato link contenuto nell'email è stato cliccato
- se e quando un allegato contenuto nell'email è stato visto
Tali informazioni permettono di sviluppare una strategia volta all'interazione consapevole con il cliente.
Esempio
Se invio un'offerta ad un potenziale cliente e questa non viene aperta, approccerò diversamente alla chiamata di follow-up.
Pulsanti interattivi
Tweppy permette di inserire, all'interno di ogni email, pulsanti interattivi completamente personalizzabili che permettono al cliente di richiamare una determinata azione o restituire un feedback immediato.
Rendere efficiente e produttiva l'interazione con il cliente porta vantaggi ad entrambi, contribuendo ad un livello di servizio percepito di alto livello.
Esempio
Un cliente può premere il pulsante presente "voglio essere contattato ora" presente in una email commerciale per richiede un contatto telefonico, oppure premere il pulsante "pagare" per indicare al proprio commercialista che l'F24 specificato nell'email va bene sia pagato.
Più qualità nelle comunicazioni
Migliora la qualità delle comunicazioni attraverso l'impostazione di modelli email intelligenti. Saranno pronti per ogni esigenza o per situazioni ricorrenti, ma comunque sempre personalizzabili per altre situazioni.
Grazie ai modelli e ad una formazione offerta alle risorse nell'ottica di una scrittura persuasiva, potrete gestire qualunque situazione (anche le più critiche o comunque delicate) nel migliore dei modi, migliorando la qualità del servizio percepito da parte dei clienti.
GESTIONE EVOLUTA
DEGLI INDIRIZZI DI POSTA
Continua ad utilizzare le tue attuali caselle di posta (PEC comprese), ma aggiungi le funzionalità di Tweppy. Uniche nel suo genere e non disponibili con nessun altro sistema, ti aiuteranno a impostare strategie per massimizzare il livello di servizio percepito.
Ruoli diversi per ogni indirizzo
Definire quali collaboratori possono interagire con ogni specifico indirizzo di posta e quali ruoli gli spettano. In particolare, per ogni indirizzo puoi definire:
- chi ha accesso alle email;
- chi è richiamato, attraverso notifiche, a prendere visione delle email in entrata;
- chi è abilitato all'invio delle email;
- chi è abilitato alla visualizzazione di tutti i contenuti inviati con quell'indirizzo.
- chi è "temporaneamente" chiamato a visualizzare o gestire una casella in specifiche situazioni
- chi è delegato all'invio delle email per conto di chi.
La combinazione di tali attributi nel Team permette di definire strategie fondamentali per ottenere il massimo livello di servizio percepito.
Naturalmente, qualora per uno specifico indirizzo di posta (es: mario.rossi@) l'unico utente abilitato alla lettura e invio della posta fosse lo stesso Mario Rossi, si ricadrebbe nel caso di indirizzo "nominale" o "personale", nel pieno rispetto della privacy.
Riduci il numero di indirizzi
Combinando le features di Tweppy con l'impostazione di una strategia organizzativa orientata al massimo livello di servizio percepito (parte del progetto), è possibile gestire gran parte dell'organizzazione con pochi o addirittura un unico indirizzo di posta elettronica, ottenendo inoltre enormi benefici in termini di produttività & efficienza. In particolare, si è in grado di:
- supervisionare qualunque richiesta esterna offrendo bassissimi tempi di presa in carico;
- assegnare richieste prioritarie alle risorse in quel momento più "disponibili";
- monitorare lo stato di avanzamento dei processi che ne conseguono;
- tenere separati, in termini di visibilità, le comunicazioni di reparti diversi seppur operanti con lo stesso indirizzo di posta;
- permettere a ruoli di vertice, di monitorare tutto il flusso delle comunicazioni in entrate e in uscita;
- delegare risorse alla funzione di "prima risposta" prima di scalare le richieste a figure più senior.
Naturalmente, all'indirizzo unico per i clienti può essere abbinato un indirizzo diverso per gestire fornitori e uno per gli istituzionali (Banche, ecc..) ottenendo comunque maggiore ordine e controllo.
Evitare caselle di posta elettronica "nominali" evita spiacevoli inconvenienti in materia di privacy. Infatti, nonostante la casella di posta sia a dominio aziendale, senza specifiche autorizzazioni del collaboratore all'azienda non è data la possibilità di consultare al casella di posta in caso di assenza o dimissioni. Anche per le stesse comunicazioni inviate dai clienti, la privacy non ammette l'inoltro ad altri indirizzi interni in quanto potrebbero venire condivise a terze persone confidenze createsi tra collaboratori ed esterni.
Indipendente dal provider
Non importa qual è oggi il provider di posta, quale sarà domani e quant'è lo spazio che ti è stato messo a disposizione.
Ogni email ricevuta sulle "caselle mappate" viene importata in Tweppy, rendendola di fatto indipendente dalle azioni svolte sulla casella. Pertanto, qualora vengano cancellate le email dalla casella, venga cambiato il provider o un virus intacchi i contenuti delle caselle, Tweppy ti permetterà di consultarle comunque tutte, garantendo cosi all'organizzazione un continuità senza precedenti.
TWEPPY TI PORTA LA STRATEGIA
PER CONQUISTARE CLIENTI MIGLIORI
Il modo con cui ogni componente della tua organizzazione si relaziona con i clienti è determinante per il livello di servizio percepito.
Difficilmente un cliente sa determinare le reali competenze del tuo sistema organizzativo: quello che invece comunemente succede è l’attribuzione di un livello di professionalità e sulla base di specifiche situazioni che spesso, non fanno parte di una ben precisa strategia.
Il progetto Tweppy abbina alla componente Strumento una consulenza senior necessaria per l’introduzione di un Metodo organizzativo e una strategia orientata al massimo livello di servizio percepito, fondamentale per conquistare clienti migliori.
IL SUCCESSO DEL TUO PROGETTO
È GARANTITO
CONSULENZA ILLIMITATA
Verrai guidato da uno o più consulenti nella configurazione e adozione dello Strumento, e nell’applicazione del Metodo e delle best practices. Attua il cambiamento con specifici appuntamenti di consulenza che ti accompagneranno passo dopo passo, fino a raggiungere il pieno successo del tuo progetto. Per questo, la nostra proposta di sottoscrizione non prevede limiti di consulenza erogata.
TESTIMONIANZE DI SUCCESSO IN OGNI SETTORE
Uno studio professionale storico, con oltre 30 collaboratori, che con Tweppy ha trovato produttività e semplicità
Per questa PMI che gestisce la più grande rete di noleggio di piattaforme aeree, ecc.., Tweppy è stata la vera soluzione problema
Una piccola impresa di impiantistica che grazie a Tweppy ha potuto migliorare nettamente la gestione delle commesse
CONFRONTATI CON QUALUNQUE NOSTRO CLIENTE
Offriamo la possibilità di conoscere e confrontarsi con altri nostri clienti imprenditori, permettendoti di scoprire le loro esperienze sul progetto Tweppy o di instaurare potenziali collaborazioni.
