RENDI CHIARO
CHI DEVE FARE COSA
È sempre chiaro se “è stata fatta quella cosa”, “da chi” e “quando”?
Con Tweppy le attività sono sempre chiare, permettendo a tutti i collaboratori di evitare dimenticanze ed incomprensioni e di rispettare le promesse fatte al cliente, rendendo eccellente il livello di servizio della tua organizzazione.
UNO STRUMENTO CHE ABILITA
IL VERO METODO DI LAVORO IN TEAM
Il Metodo Tweppy® trova piena vita nello Strumento:
ogni singola funzionalità è pensata per ottimizzare il lavoro in Team, risolvere le criticità che caratterizzano il 90% dei sistemi organizzativi e massimizzare il livello di servizio percepito.
ELIMINA IL MUTUO IMPEDIMENTO®
Per avere un organizzazione efficiente, ogni membro del team deve adottare comportamenti che favoriscano il lavoro dei collaboratori. Il Metodo insegna ad avere una visione per processi, in cui le attività di ciascun collaboratore sono inseriti all’interno di un processo più ampio che coinvolge molte persone. Una programmazione inefficace, dimenticanze e scadenze non rispettate impattano tutte le attività successive.
CHIAREZZA NELLE ATTIVITÀ
La libera interpretazione delle attività lasciata ai singoli collaboratori genera inefficienze e scarso coordinamento tra i membri del team. Definire con precisione chi – deve fare – cosa – entro quando non solo rende chiari attività e processi e riduce le dimenticanze, ma aumenta anche l’ordine nell’organizzazione, aumenta il livello di servizio percepito, responsabilizza i collaboratori e riduce il livello stressogeno.
SEMPRE CHIARO
CHI – DEVE FARE – COSA
Assegnare un incarico/scadenza con Tweppy significa creare immediata chiarezza sul chi – deve fare – cosa – entro quando e con quale priorità, eliminando di fatto ogni situazione d’incomprensione o dimenticanza e permettendo di mantenere le promesse fatte ai tuoi clienti.
Assegna in 1 click
Basta un click per assegnare a se stessi o assegnare, ad uno o più collaboratori, una o più attività, con tipologia personalizzata in funzione dei processi che caratterizzano la tua organizzazione; in Tweppy, tali assegnazioni vengono chiamate "incarichi".
Per ogni incarico, può essere definita la data entro cui deve essere completato e con quale livello di priorità; l'incarico può essere generato anche da mobile e può essere corredato anche da foto (magari scattate con lo Smartphone) o file che possono essere allegati con grande facilità.
Il completamento dell'incarico è un'operazione immediata e, qualora questo sia stato assegnato da terzi, ne genera una notifica.
Metodo & Best Practice
Il metodo Tweppy regolamenta le modalità con cui devono essere utilizzati gli incarichi. È stato ampiamente rilevato che le organizzazioni che utilizzano gli incarichi in abbinamento al Metodo Tweppy, riducono sensibilmente le situazioni stressogene, sia dei collaboratori, che dell'imprenditore.
Scadenze sempre in evidenza
Ogni scadenza è sempre in evidenza, sia per chi se ne deve occupare, sia per chi l'ha assegnata: in pratica, impossibile dimenticarsene o creare fraintendimenti.
Specifici alert, generati sia sul PC/Mac, sia sullo Smartphone Android/iOS, evidenziano il sopraggiungere della scadenza. Inoltre, Tweppy prevede numerosi alert intelligenti; ad esempio, qualora, ad un collaboratore, venga assegnato un incarico urgente e questo non prenda visione entro un certo tempo, un alert ne crea evidenza a chi l'ha assegnato permettendo cosi di ri-assegnarlo ad un altro collaboratore.
Una pratica Dashboard permette di analizzare, con grande dettaglio, lo stato di avanzamento degli incarichi attraverso combinazione di più dimensioni: incarichi per cliente, per scadenza (oggi, scaduti, programmati ecc..) , per assegnatario, per team, per tipologia, facilitandone quindi la consultazione anche in presenza di un alto numero di incarichi.
Naturalmente, la consultazione degli incarichi è possibile anche da mobile.
I contesti collaborativi
Gli incarichi possono essere creati partendo da una email (ricevuta o inviata), da un appuntamento, da un evento, da una nota o semplicemente dall'esigenza di creare un promemoria. Per ognuno di questi casi, Tweppy mette a disposizione una chat contestuale tramite la quale possono essere coinvolti collaboratori non direttamente impegnati nell'esecuzione dell'incarico e possono essere scambiati commenti e/o documenti che rimarranno per sempre contestuali all'incarico stesso.
A titolo di esempio, qualora contestualmente a una richiesta d'offerta, sopraggiunta a mezzo email, venga generato un incarico per generare la proposta, attraverso la chat contestuale diventa facile e ordinato confrontarsi internamente (con i giusti interlocutori) su eventuali dettagli necessari per sviluppare l'offerta. Una volta realizzata, sempre sulla stessa chat, è possibile gestire il relativo processo di approvazione prima dell'invio al cliente.
I contesti collaborativi permettono quindi di raggruppare più informazioni, creando ordine nelle comunicazioni interne ed evitando la frammentazione del dato.
AUTOMATIZZA LA CREAZIONE DEGLI INCARICHI
Grazie all’intelligenza artificiale di Tweppy, è possibile automatizzare la creazione degli incarichi in funzione delle diverse situazioni di processo, assegnandoli ai giusti collaboratori e permettendo così di creare chiarezza sulle KPI aziendali.
Scopri alcune Best Practice
Moltissime sono le Best Practice che siamo in grado di proporre a ogni nostro cliente, molte delle quali derivanti da esperienze specifiche di settore.
A titolo di esempio, eccone alcune:
- Al sopraggiungere di un ordine di un cliente, Tweppy deve generare tutti gli incarichi necessari per la sua gestione;
- Una volta inviata un'offerta commerciale, far generare automaticamente a Tweppy l'incarico di follow-up a tot giorni;
- Al download di un documento inviato a mezzo email al cliente, generare un incarico di "chiamata";
- Al click di un pulsante di feedback nelle mail (es: contattatemi ora), generare un incarico di richiamare;
- Ogni qual volta viene definito a calendario un permesso o una giornata di ferie, attiva automaticamente il processo di approvazione;
- Ogni qual volta viene completato un appuntamento di consulenza, generare l'incarico di rendicontazione e di fatturazione;
I PROMEMORIA AUTOMATICI A ESTERNI
Tweppy è in grado di generare promemoria automatici intelligenti verso esterni (es: clienti, fornitori ecc..), ricordando specifiche scadenze o l’invio d’informazioni di cui si è in attesa.
Scopri alcune Best Practice
Lo stato di avanzamento di molti processi aziendali dipende da figure esterne all'organizzazione: fornitori, clienti, partner ecc..
Tweppy supporta concretamente ogni collaboratore dell'organizzazione nel ricordare loro (fornitori, clienti, partner, figure esterne ecc..) determinate scadenze, beneficiando cosi di un notevole miglioramento in termini di efficienza e produttività.
Ecco alcuni esempi:
- Si invia un documento al cliente che, secondo processo, deve essere restituito controfirmato entro 5 giorni: Tweppy è in grado d'inviare un promemoria automatico intelligente, ovvero con richiami diretti all'email originaria inviata, il giorno prima (o quando si desidera), per ricordare la scadenza includendo uno o più pulsanti interattivi che permettono di facilitare l'interazione cliente - azienda (esempio: un pulsante permette di richiedere il contatto per chiarimenti)
- Durante un incontro con un fornitore in merito a uno sconto sul listino, si decide di riprogrammare una nuovo incontro fra 3 mesi per rinegoziare: Tweppy è in grado d'inviare, a distanza di 3 mesi, una email automatica con pulsante interattivi volta a facilitare il processo di programmazione di un nuovo appuntamento.
- Fissiamo un appuntamento fra 2 settimane che richiede comunque una conferma ulteriore un paio di giorni prima: Tweppy è in grado di inviare in automatico un promemoria di appuntamento con i pulsanti interattivi che permettono di confermare l'appuntamento, richiedere un contatto telefonico o richiederne una riprogrammazione.
IL VERO CALENDARIO
CHE FUNZIONA
Tweppy integra un calendario innovativo che permette di gestire sia appuntamenti di lavoro, sia di tipo personale, mettendo cosi in evidenza la reale disponibilità di tempo del collaboratore.
Addio ai calendari personali e condivisi
Tweppy risolve, in modo innovativo, l'esigenza di dover gestire un calendario personale e un calendario condiviso; infatti, all'interno del calendario di Tweppy (disponibile per ogni utente), possono essere inseriti appuntamenti con diversi livelli di visibilità:
- privato, quando si vuole impegnare uno slot di tempo ma senza mostrare alcun dettaglio;
- visibilità "ridotta", quando si vuole condividere solo "informazioni sommarie" dell'appuntamento senza però concedere la visualizzazione dei dettagli;
- visibilità "completa", quando si vuole concedere la visualizzazione di ogni dettaglio dell'appuntamento.
Per ogni appuntamento possono essere definiti più partecipanti (sia interni che esterni all'organizzazione), attrezzature impegnate (che vanno a popolare specifici calendari) e numerosi altri dettagli personalizzabili.
Naturalmente, indipendentemente dal livello di visibilità definito per ogni singolo appuntamento, il calendario può essere reso o meno accessibile per specifiche risorse dell'organizzazione.
Appuntamenti di processo
Con Tweppy, gli appuntamenti di calendario possono essere gestiti come elementi di processo, andando quindi ad alimentare sia la tracciabilità del dato, sia l'analisi delle performance aziendale.
Gli appuntamenti in Tweppy possono essere "tipicizzati", e, per ogni tipologia, possono essere definiti specifici campi di profilazione che l'utente dovrà compilare. Inoltre, per ogni appuntamento all'utente può essere richiesto il tempo effettivamente dedicato (per alimentare una analisi di come viene dedicato il tempo in azienda) e collegato a uno specifico processo del cliente, alimentando la tracciabilità del processo stesso.
Metodo & Best Practice
Ipotizziamo che per un determinato processo legato a un cliente, sia stato fissato un appuntamento di consulenza. Al completamento di tale appuntamento, ipotizziamo che sia necessario raccogliere informazioni, come il tempo realmente dedicato (da fatturare), gli argomenti trattati e sia stato fatto firmare un rapportino al cliente da "consegnare" all'amministrazione.
Con Tweppy, gestire tale processo è molto semplice
È sufficiente predisporre (in fase di configurazione) una tipologia di appuntamento di tipo "consulenza", indicare quali sono i campi di profilazione richiesti all'utente (tempo dedicato, argomenti trattati, ecc..) e, una volta completato l'appuntamento, è possibile allegare il rapportino firmato dal cliente (facendo, ad esempio, la foto attraverso il telefonino). Per indicare all'amministrazione di emettere fattura, basta creare un incarico partendo dall'appuntamento stesso.
La zona collaborativa negli appuntamenti
Anche per gli appuntamenti, come per email e le note, in Tweppy è disponibile una zona collaborativa che permette di coinvolgere, oltre agli utenti partecipanti, anche collaboratori dell'organizzazione che non sono partecipanti dell'evento con i quali scambiare commenti e documenti che rimarranno contestuali e quindi semplici da recuperare.
Metodo & Best Practice
Caso 1: Quando, in merito a un appuntamento tra commerciale e cliente, è necessario coinvolgere un tecnico per la preparazione di un documento necessario, attraverso la zona collaborativa dell'appuntamento è possibile scambiare commenti e documenti senza creare frammentazione delle informazioni facilitandone quindi la ricerca e la condivisione.
Caso 2: qualora si voglia approvare, lasciandone traccia, tutte le richieste di ferie/permesso avanzate dai collaboratori, attraverso la chat collaborativa diventa realmente semplice farlo.
CONSULENZA SENIOR E BEST PRACTICES DI SETTORE
La decennale esperienza dei nostri Project Manager Senior, maturata in molteplici settori d’impresa, viene messa a completa disposizione del cliente, guidandolo passo-passo nel progetto e superando ogni resistenza mostrata dall’organizzazione nei confronti del cambiamento. Importanti Best Practices di settore, permettono al cliente di ottenere benefici immediati in termini di produttività ed efficienza.
IL SUCCESSO DEL TUO PROGETTO
È GARANTITO
CONSULENZA ILLIMITATA
Ogni cliente viene guidato da uno o più consulenti nella configurazione e adozione dello strumento, applicazione del metodo e delle best practice. Attraverso specifici appuntamenti di consulenza, il cliente potrà attuare il cambiamento passo-passo, con i giusti tempi, fino a raggiungere il pieno successo del progetto. Per tal scopo, la proposta di sottoscrizione non prevede limiti sulla quantità di tempo di consulenza erogata al cliente.
CENTINAIA DI IMPRENDITORI
HANNO GIÀ SCELTO IL PROGETTO TWEPPY
“Il Progetto ha portato risultati incredibili sia nel mio Studio, sia in Gepafin, società finanziaria a partecipazione pubblica”
“Un Metodo di lavoro unico volto all’efficienza dell’intero Team e dei processi aziendali, e condiviso da molti membri della mia rete.”
“Mi ha permesso di creare finalmente ordine nella mia organizzazione, che gestisce 5000 email e centinaia di processi al giorno.”
“Il Metodo Tweppy mi ha permesso di rendere il lavoro di Team coordinato ed efficiente in tutte le fasi di commessa.”
“Grazie a Tweppy abbiamo aumentato la produttività di tutti i collaboratori, nonchè ordine, chiarezza e snellezza dei processi dello Studio.”
“Centinaia di altri clienti, in decine di settore diversi, di ogni dimensione organizzativa.”
CONFRONTATI CON QUALUNQUE NOSTRO CLIENTE
Offriamo la possibilità di conoscere e confrontarsi con altri nostri clienti imprenditori, permettendoti di scoprire le loro esperienze sul progetto Tweppy o di instaurare potenziali collaborazioni.
